belajar Micrisoft Office Excel

      PENGENALAN MICROSOFT OFFICE EXCEL

1.1.MEMULAI EXCEL 2000

Memulai Excel 2000 dapat dengan cara memanfaatkan Microsoft Office Shortcut Bar pada area kerja windows 98/NT/2000/Milenium dst, dengan langkah-langkah sbb:

1.      Nyalakan komputer anda tunggu sampai komputer menampilkan desktop windows 98/NT/2000/Milenium dan Microsoft Office Shortcut Bar.

2.      Kemudian pilih dan klik tombol toolbar  Excel 2000 yang ada pada Microsoft Office Shortcut Bar.

1.2. MEMASUKAN DATA KE LEMBAR KERJA

A.    Jenis Data

Jenis data yang dikenal pada Excel 2000. ada 4 yaitu:

1.      Data Label, yaitu data yang berisi alphabet, dan tidak dapat dilakukan proses perhitungan.

2.      Data Numerik, yaitu data yang dilakukan proses perhitungan (0, 1, 2, …,9)

3.      Data Tanggal/Jam, yaitu data yang berisi  data tanggal dan jam.

4.      Data Rumus/Fungsi, yaitu data yang berisi rumus matematika dan fungsi Excel.

B.     Cara Menginput Data

-          Klik sel yang dimaksud

-          Ketik data kemudian enter atau tombol anak panah

1.3. MENGATUR TAMPILAN EXCEL 2000

A. Merubah Lebar Kolom dan Tinggi Baris

-          Klik Format  ¾® Colums/Row.

-          Isilah Width yang diinginkan

-          Kilik OK.

Atau:

-          Arahkan pointer mouse kegaris yang diinginkan sampai muncul tanda panah.

-          Kilik dan tekan mouse lalu geser sampai besar yang diinginkan.

B. Menyisip Kolom dan Baris

-          Blok jumlah baris / kolom yang akan disisip

-          Klik menu Insert

-          Pilih opsi yang tersedia.

Proses penyisipan baris dan kolom pada Excel, selalu menyisip sebelah kiri bagian yang terblok untuk kolon dan bagian atas yang terblok untuk baris.

C. Menghapus Baris dan Kolom

-          Blok jumlah baris/kolom yang akan dihapus.

-          Klik menu EDIT  ¾®  Delete

-          Pilih opsi yang tersedia dengan memperhatikan:

¨Shift Cells Left, yaitu menghapus isi sel pada posisi kursor dan menggeser isi sel disebelah kanannya kekiri.

¨ Shift Cells Up, yiatu menghapus isi sel pada bagian posisi kursordan menggeser   isi sel dibagian bawah ke atas.

¨ Entire Row, yaitu menghapus baris yang terblok

¨ Entire Colum, yaitu mneghapus kolom yang terblok

-          Kilik OK.

1.4. MEMFORMAT TAMPILAN EXCEL 2000

A. Format Angka

-          Blok sel yang akan diformat

-          Klik menu FORMAT  ¾®  Cells(CTRL+1)

-          Klik Tab Number

-          Pilih kategori pada opsi yang tersedia

-          Klik OK

Atau dengan cara memilih pada tombol toolbar Formating yaitu:

-                                   Blok sel yang akan diformat

-                                   Pilih kategori pada toolbar yang tersedia.

B. Format Tanggal/Waktu

-          Blok sel yang akan diformat

-          Klik menu FORMAT  ¾®  Cells(CTRL+1)

-          Klik Tab Number

-          Pilih kotak kategori, klik DATE untuk tanggal dan klik TIME untuk waktu

-          Pilih kategori pada daftar pilihan Type

-          Klik OK.

C. Format Huruf

-          Blok sel yang akan diformat

-          Klik menu FORMAT  ¾®  Cells(CTRL+1)

-          Klik Tab Font

-          Pilih kategori sesuai dengan yang didinginkan

-          Klik OK

Atau dngan menggunakan icon pada toolbar Formatting yaitu:

-          Blok sel yang akan diformat

-          Pilih kategori pada toolbar yang tersedia.

D. Format Gambat Latar Belakang Lembar Kerja

-          Blok lembar kerja yang akan diformat

-          Klik FORMAT ¾® Sheet ¾® Background

-          Pada Look In, pilih drive dan folder yang diinginkan

-          Pada file Name, ketikan nama file gambar yang diinginkan

-          Klik insert, kemudian close setelah selesai.

E. Mengatur Tampilan Garis Garis Grid

-          Klik menu TOOLS ¾® Option

-          Klik Tab View

-          Untuk warna klik Color

-          Untuk garis-garis grid, Gridlines

-          Klik OK

F. Format Perataan Data

-          Blok sel yang akan diformat

-          Klik Format ¾® Cells (CTRL+1)

-          Klik Tab Alignment

-          Pilih opsi yang tersedia

-          Klik OK

Atau dengan icon toolbar Formatting:

-          Blok sel yang akan diformat

-          Polih opsi yang tersedia, dengan :

¨ Align Left yaitu data yang ditampilkan dengan posisi rata kiri

¨ Center yaitu data yang ditampilkan dengan posisi ditengah sel

¨ Align right yaitu data ditampilkan dengan posisi rata kanan

¨ Merge and Center yaitu data ditampilkan dengan posisi ditengah beberapa kolom tertentu.

G. Format Bingkai

-          Blok sel yang akan diformat

-          Klik menu Format ¾® Cells (CTRL+1)

-          Klik Tab Border

-          Pilih garis yang diinginkan

-          Klik OK

H. Autoformat

-          Blok sel yang akan diformat

-          Klik Format ¾® AutoFormat

-          Klik format tampilan yang diinginkan

-          Klik OK

Latihan: Buatlah sebarang data pada komputer anda, dan ikuti langkah-langkah diatas.

1.5.  MENGOLAH DATA

A.  Memindahkan Data

-          Sorotlah semua sel yang akan dipindahkan

-          Klik Edit ¾® Cut (CTRL+X)

-          Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan

-          Klik mneu Edit ¾® Paste (CTRL+V) atau tekan Enter

B. Mengcopy Data

-          Sorotlah semua sel yang akan dicopy

-          Klik Menu Edit ¾® Copy (CTRL+C)

-          Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan

-          Klik mneu Edit ¾® Paste (CTRL+V) atau tekan Enter

II.      MENGGUNAKAN RUMUS/FORMULA DAN  FUNGSI LOGIKA

Dalam MS Excel untuk mencari hasil dari sebuah perhitungan selalu diawali dengan tanda sama dengan ( = ).   Adapun Operator yang digunakan :

^ , yaitu perpangkatan

/ , yaitu pembagian

+ , yaitu penjumlahan

- , yaitu pengurangan

* , yaitu perkalian.

2.1. Menggunakan Fungsi

Fungsi adalah rumus yang sudah siap pakai yang digunakan sebagai alat untuk membantu perhitungan. Sebagai contoh, perhatikan penulisan fungsi yang digunakan untuk penjumlahan  data berikut ini:

SUM(1250,4500,6000)     : Menghitung jumlah angka 1250, 4500 dan 6000.

SUM(E5,B6,E12)                        : Menghitung jumlah isi sel E5, B6, dan E12.

SUM(B5:B10)                  : Menghitung jumlah data dalam range B5:B10.

SUM(B10/4,A3*45,C4)   : Menghitung jumlah isi sel B10 dibagi 4, A3 dikali 45, dan C4.

2.2. MENYALIN RUMUS DENGAN ALAMAT RELATIF

-          Ketik tanda sama dengan ( = )

-          Arahkan penunjuk sel ke angka pertama

-          Ketik operator yang dipakai

-          Arahkan penunjuk sel ke angka kedua, dst

-          Enter

Latihan: Ketiklah data seperti dibawah ini :

Selanjutnya Copy sel tersebut kebawah

Ketikan: =D5*E5 Tekan enter

 

Untuk mengisi kolom TOTAL, maka secara matematika dapat diperoleh dengan cara mengalikan kolom LAMA SEWA dengan TARIF PERHARI.

Selengkapnya diperoleh tabel berikut:

2.2. FUNGSI LOGIKA

A. Ekspresi atau Pernyataan Logika

Dalam fungsi logika, ekspresi atau pernyataan logika yang sering digunakan yaitu:

            =          : sama dengan

            >          : lebih besar dari

            <          : lebih kecil dari

            <=        : Lebih besar atau sama dengan

            >=        : Lebih besar atau sama dengan

            <>        : Tidak sama dengan

Untuk menggabungkan dua atau lebih ekspresi  logika maka digunakan operator AND atau OR. Operator logika ini digunakan jika terdapat satu atau beberapa kondisi yang akan diuji kebenarannya. Bentuk dari operator logika AND dan operator logika OR adalah:

            =AND(logika1_tes,logika2_tes,…logikan_tes)

            =OR(logika1_tes,logika2_tes,…logikan_tes)

Selanjutnya fungsi logika “IF” mempunyai bentuk umum yaitu:

            =IF(logika_tes;nilai_jika_benar;nilai_jika_salah)

Dimana: “jika logika tes bernilai benar maka akan dilaksanakan nilai_jika_benar. Sebaliknya jika tes bernilaii salah, maka akan dilaksanakan nilai jika salah.”

ª Fungsi logika IF dengan dua ekspresi logika:

            Bentuk fungsi logika: =IF(logika_tes,”Benar”,”Salah”)

Latihan:

Hasil tes untuk penerimaan karyawan terlihat pada tabel dibawah ini, dengan ketentuan bahwa bila hasil tes di atas atau sama dengan 80 berati “DITERIMA”. Tetapi bila nilai tesnya dibawah 80 berarti “DITOLAK.”

Ketikan: =IF(E4>=80,”DITERIMA”,”DITOLAK”)

Untuk mengisi kolom KETERANGAN apakah lulus atau tidak, maka kita dapat menggunakan fungsi logika IF, seperti berikut:

            =IF(E4>=80,”DITERIMA”,”DITOLAK”)

Secara lengkap diperoleh hasil sebagai berikut:

ª Fungsi Logika IF dengan ekspresi logika lebih dari dua.

            Bentuk fungsi logika:  =IF(logika1_tes,”Benar”,IF(logika2_tes,”Benar”,”Salah”))

Latihan:

Buatlah tabel berikut:

Untuk mengisi Biaya Kursus Komputer, perhatikan ketentuan dibawah ini:

            Jika A = Kelas Children, maka biaya kursus sebesar Rp. 35.000,00

            Jika B= Kelas Umum, maka biaya kursus sebesar Rp. 40.000,00

Jika C = Kelas Pengolahan Data, maka biaya kursus sebesar Rp. 50.000,00

BIAYA KURSUS KOMPUTER

      MANX COM KENDARI

NO	NAMA	JENIS KELAS	BIAYA
1	Anna	C	=IF(C4=A,”35000”,IF(C4=B,”40000”,”50000”))
2	Rohmi	B
3	Tuti	B
4	Wati	A
5	Andi	A
6	Akram	C
7	Betty	C
8	Indah	B

ª Fungsi Logika IF Menggunakan Operator Logika AND dan OR

Ini digunakan apabila salah satuatau lebih kondisi yang harus terpenuhi. Adapun bentuk fungsi logikannya adalah sebagai berikut:

=IF(AND(logika1_tes,logika2_tes,logikan_tes),”Benar”,”Benar”,”Salah”)

=IF(OR(logika1_tes,logika2_tes,logikan_tes),”Benar”,”Benar”,”Salah”).

Latihan:

1. Persyaratan khusus untuk lulus berkas pada penerimaan karyawan PT. KOCAR-KACIR harus mempunyai IPK minimal 3.0 dan tinggi minimal 160 cm.

CALON KARYAWAN PT KOCAR-KACIR TAHUN 2003

No	NAMA	IPK	TGI	KETERANGAN
1	Drs. Hery Candra	3.25	158	IF(AND(C3>=3.0,D3>=160),”LULUS”,”TIDAK”)
2	Haryono,SE	3.0	160
3	Ir. Bambang	2.98	169
4	Cahyadi, M.Sc	2.88	158

C.    Lihat daftar berikut:

DAFTAR TAMU HOTEL ANGIN RIBUT

NO	KODE KMR	NAMA TAMU	TYPE KMR	TARIF/HARI	TGL CEK-IN	LAMA NGINP	TGL CEKOUT	BIAYA (Rp)
1	A	Hadi			1-Jun-01	4
2	B	Herman			13-Mar-01	3
3	A	Indah			6-Feb-01	5
4	C	Yogi			17-Feb-01	2
5	C	Ferry			22-May01	1

Ketentuan:

Rumus 1 (Type Kamar), gunakan fungsi IF. Dengan kondisi :

· Jika Kode Kamar =”A” maka Type Kamar adalah “Standar”

· Jika Kode Kamar =”B” maka Type Kamar adalah “VIP”

· Jika Kode Kamar =”C” maka Type Kamar adalah “Suite”

Rumus 2 (Tarif Per Hari), gunakan fungsi IF. Dengan kondisi :

· Jika Kode Kamar =”A” maka Tarif Per hari sebesar Rp. 50.000

· Jika Kode Kamar =”B” maka Tarif Per hari sebesar Rp. 75.000

· Jika Kode Kamar =”C” maka Tarif Per hari sebesar Rp. 100.000

Rumus 3 (Tanggal Cek-Out) diperoleh dengan rumus :

            =Tanggal Cek_In + Lama Nginap

Rumus 4 (Total bayar) diperoleh dengan rumus :

            =Tarif per hari * Lama Nginap

3.         Buatlah Daftar Gaji Karyawan dari PT. CAHAYA SURYA untuk bulan Mei 2003.

Lihat Tabel berikut berikut :

Tunjangan kelurga diberikan 15 % dari Gaji Pokok apabila status keluarga karyawan adalah “KAWIN” tetapi bila status keluarga karyawan tersebut “TIDAK” maka karyawan tersebut tidak berhak mendapat tunjangan keluarga.

Berdasarkan ketentuan tersebut diatas maka anda dapat menggunakan fungsi IF untuk penulisan rumus:

            IF(C7=”KAWIN”,15%*D7,0)

Sedangkan total gaji diperoleh dari penambahan Gaji Pokok dengan Tunjangan Keluarga. Selanjutnya anda salin rumus tersebut kebawah sampai dengan data terakhir. Secara lengkap diperoleh tabel seperti berikut:

NAMA	STATUS	GAJI	TUNJANGAN	TOTAL
KARYAWAN	KELUARGA	POKOK	KELUARGA	GAJI
Hery Candra	Kawin	550,000	82,500	632,500
Haryono	Tidak	550,000	0	550,000
Ir. Bambang	Kawin	600,000	90,000	690,000
Cahyadi, M.Sc	Kawin	900,000	135,000	1,035,000
Riana	Tidak	450,000	0	450,000

 

III.        FUNGSI STATISTIKA

FUNGSI STATISTIKA

Ada beberapa fungsi statistika yang sering anda gunakan pada saat bekerja dengan Excel 2000 yaitu diantaranya:

COUNT                        : Digunakan untuk menghitung banyak data.

SUM                 : Digunakan untuk menghitung penjumlahan data.

AVERAGE       : Digunakan untuk menghitung rata-rata data.

MAX                 : Digunakan untuk menghitung nilai terbesar data.

MIN                  : Digunakan untuk menghitung niali terkecil data.

STDEV             : Digunakan untuk menghitung standar deviasi data.

VAR                 : Digunakan untuk menghitung variance data.

Contoh penggunaan fungsi statistika, buatlah daftar penjualan Handphone dari PT. graham saba pramana.

Untuk melengkapi Daftar Penjualan HP tersebut, hitung :

-          jumlah nilai pembelian

-          rata-rata nilai pembelian

-          nilai pembelian tertinggi

-          nilai pembelian terendah

-          banyaknya pembeli

Adapun fungsi statistika yang anda gunakan pada daftar penjualan tersebut adalah:

            Sel E15 diisi      =SUM(E5:E14)

            Sel E16 diisi      =AVERAGE(E5:E14)

            Sel E17 diisi     =MAX(E5:E14)

            Sel E18 diisi     =MIN(E5:E14)

            Sel E19 diisi     =COUNT(E5:E14)

DAFTAR PENJUALAN HANDPHONE
GRAHA SABA PRAMANA KENDARI
NO	NAMA	TANGGAL	NILAI
	PEMBELI	TRANSAKSI	PEMBELIAN
1	Drs. Surya Dharma	2 Mei 2003	3,500,000
2	Ir. Bambang	4 Mei 2003	8,500,000
3	Dr. Haryanto	8 Mei 2003	4,500,000
4	Rudy Taga, SH	10 Mei 2003	3,750,000
5	Drs. Sentosa	12 Mei 2003	5,000,000
6	H.M. Kodir	14 Mei 2003	6,000,000
7	Hasruddin, S.Sos	15 Mei 2003	2,500,000
8	Marwan, S.P	16 Mei 2003	3,500,000
9	H. Laode Makasu	20 Mei 2003	5,500,000
10	Anton Sihotang, ST	23 Mei 2003	2,000,000
Jumlah Nilai Pembelian
Rata-Rata Nilai Pembelian
Nilai Pembelian Tertinggi
Nilai Pembelian Terendah
Banyaknya Pembeli

IV.       MENEMPATKAN DAN MENATA GRAFIK

4.1. Membuat Grafik Menggunakan Chart Wizard

            Sebagai contoh buatlah Daftar Laba dari PT. Sinar Sultra untuk seluruh cabang perusahaan.

Gambar 4.1. Lembar Kerja Daftar Laba

Untuk membuat dan menempatkan grafikpada lembar kerja Excel 2000 menggunakan tombol toolbar Chart Wizard, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Sorotlah rang data yang akan anda buat grafiknya. Sebagai contoh sorot range B7:E12.

Catatan: Range data yang anda sorot bisa mencakup datanya saja atau bisa pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya.

2. Pilih dan klik menu Insert, Chart, atau klik tombol toolbar Chart Wizard. Kotak dialog ChartWizard – Step 1 of 4 – Chart Type akan ditampilkan. Lihat Gambar 4.2.

Gambar 4.2. Kotak dialog Chart wizard

3. Pada kotak dialog tersebut klik tab Standard Types, kemudian lakukan pemilihan berikut ini :

·Pada kotak daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis tampilan grafik yang anda inginkan.

·Pada kotak pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik yang anda inginkan.

·Untuk membuat contoh tampilan grafik, klik dan tahan tombol mouse pada tombol perintah Press and Hold to View Sample.

Selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.3.

           

                                    Gambar 4.3.

            Setelah anda melakukan pemilihan, klik tombol perintah Next. Kotak dialog

ChartWizard – Step 3 of 4 – Chart Option akan ditampilkan. Lihat gambar 4.4.

Gambar 4.4

4. Pada kotak dialog tersebut  lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini :

· Tab Titles, digunakan untuk membuat judul grafik, lihat gambar 4.4 diatas.

            √ Chart Title: diisi dengan judul grafik yang anda inginkan.

                        Misal Chart title diisi: Daftar Laba PT. Sinar Sultra

            √ Category (X) axis : diisi dengan judul untuk sumbu X

                        Misal: untuk sumbu X kita isi dengan Cabang Perusahaan

            √ Category (Y) axis : diisi dengan judul untuk sumbu Y

Misal: untuk sumbu Y kita isi dengan Laba

            Maka anda akan memperoleh gambar 4.5.

                        Gambar 4.5.

            · Tab Axes, digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis). Anda dapat mengatur

    apakah judul sumbu Category (X) axis dan Value (Y) axis akan ditampilkan

    atau tidak.

· Tab Gridlines, digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (Grid).

    Anda dapat mengatur tampilan garis skala pembantu pada sumbu Category (X)

    dan value (Y) axis.

· Tab Data Tabel, digunakan untuk menempatkan tabel data pada bagian bawah

    grafik, lihat gambar 4.6.

                                    Gambar 4.6.

Apabila anda merasa kurang puas dengan jenis tampilan grafik standar, anda dapat memilih jenis tampilan grafik lain, dengan cara mengklik tab Custom Types. Lihat Gambar 4.7. Pada tab Custom Types ini, anda dapat memilih jenis tampilan grafik lain yang sudah jadi sesuai dengan keinginan anda.

Pilih sesuai selera misal BBW Pie, Anda dapat memilih yg lain.

Pilih Custom Types

 

V.      MENGELOLA DATA BASE

MENGGUNAKAN DATA FORM, DATA SORT DAN VALIDASI DATA

1. Mengenal Data Base pada exel 2000

Suatu kumpulan data disebut data base, yang pada lembar kerja excel 2000 yang disusun berdasarkan baris dan kolom, setiap klolom mengandung data sejenis yang disebut field . Sementara itu, setiap baris data disebut dengan satu record.

Contohnya lembar kerja data base dapat dilihat pada

Dalam membuat data base ada beberapa aturan yang digunakan:

                                                               i.      nama field (judul kolom) data base hanya boleh berada di satu baris judul, misalkan tertulis

ALAMAT

LENGKAP

Maka yang dianggap sebagai nama field adalah hanya baris kedua LENGKAP

                                                             ii.      Pada satu data base tidak boleh ada nama field yang kembar

                                                            iii.      Jangan menggunakan nama field yang sama dengan penulisan suatu alamat sel miis A20, B25 dst.

                                                           iv.      Excel 2000 akan menganggap bahwa semua isi baris yang ada dibawah field adalah data, jadi antara nama field dengan datanya jangan diselingi dengan baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain karensa akan dianggap sbg data.

2. Mengelola Database dengan Fasilitas data Form

Untuk membuat database baru pada lembar kerja langkah-langkah sbb:

o   Membuat judul utama

o   Buat nama field/kolom kemudian sorot sebagai baris judul dengan satu baris kosong dibawanya

o   Pilih menu Data, Form

Ketikan data yang akan dimasukan  pada kotak isian bila ingin menambah data klik tombol perintah New, Bila ingiun mengakiri klik Close.

D.    Menyunting Database dengan fasilitas Data Form

Untuk menyunting database dilakukan langkah-langkah berikut:

a.       Sorot range dari database yang akan disunting, termasuk juga fieldnya.

b.      Pilih menu Data , Form, pada kotak dialog akan tampak

  PEMBELIAN KOMPUTER TAHUN 2000 – 2001 Unhalu, Kendari

TAHUN	JENIS	FAKULTAS	RENCANA	REALISASI
2000	Pentium III	FMIPA	50	5
2000	Pentium III	FISIP	120	58
2000	Pentium III	Ekonomi	45	13
2000	pentium III	Pertanian	68	35
2000	Pentium III	Teknik	80	24
2000	Pentium III	FKIP	240	112
2000	Pentium IV	FMIPA	25	10
2000	Pentium IV	FISIP	30	12
2000	Pentium IV	Ekonomi	60	32
2000	Pentium IV	Pertanian	68	45
2000	Pentium IV	Teknik	75	75
2000	pentium IV	FKIP	150	100
2001	Pentium III	FMIPA	20	8
2001	Pentium III	FISIP	68	35
2001	Pentium III	Ekonomi	95	60
2001	pentium III	Pertanian	140	80
2001	Pentium III	Teknik	56	38
2001	Pentium III	FKIP	60	25
2001	Pentium IV	FMIPA	120	68
2001	Pentium IV	FISIP	40	35
2001	Pentium IV	Ekonomi	25	12
2001	Pentium IV	Pertanian	70	50
2001	Pentium IV	Teknik	35	20
2001	pentium IV	FKIP	150	70

Kita akan membuat Laporan Pengadaan Komputer tahun 2000 – 2001, dengan menggunakan database, sebagai berikut:

-          Klik Toolbar DATA, sorot Pivot Table and Pivotchart Report

Untuk mencari recor data yang diinginkan, gunakan tanda panah keatas atau ke bawah, atau klik find Prev untuk mundur satu record ke record data sebelumnya dan Find Next untuk yang sesudahnya.  Apabila ingin mencari record data dgn kriteria tertentu gunakan perintah Criteria, mis untuk mencari penjualan Fak Mipa, maka ketikan MIPA pada Kolom fakultas.

Untuk membatalkan penyuntingan data yang sedang dilakukan pilih perinta Restore, untuk menghapus recor data yang tidak dibutuhkan lagi klik tombol perintah Delete, OK.

c.       Mengurutkan Database

Salah satu cara mengurutkan data digunakan menu Data Sort. Adapun langkah-langkahnya adalah sbb:

1.      Sorot range dari database yang akan  termasuk Dield.

2.      Pilih menu Data, Sort akan tampil

Jika pada baris pertama dari range yang disoror adalah judul, maka pilih Header Row, dan No Header Row jika judul tidak disertakan pada data yang disorot

Pada tombol daftar pilihan Sort by, pilih pengurutan yang diinginkan.  Mis ingin diurut fakultas, maka pada Sort by klik fakultas,

Beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut:

Ascending, bila data yang ingin diurut dari yang kecil ke yang besar atau Descending bila terurut daari yang besar ke kecil

Menggunakan Auto Filter dan Pivot Tables

.  Menyaring Database dengan autofilter

Apabila ingin mencari informasi dari data base yang ada, dapat dilakukan dengan menyaring database tersebut dengaan fasilitas autofilter. Adapun langkah yang dilakukan, sorotlah data penjualan komputer diatas, pilih dan klik menu Data, Filter, Autofilter. Denagn perintah tersebutr fasailitas autofilter akan otomatif diaktifkandan tombol daftar pilihan (tombol drop down) akan ditampilkan pada setiap nama field yang ada dibaris judul,  Bila ingin menampilkan penjualan pada fakultas mipa, maka  klik FMIPA di tombol drop down Fakultas sehingga akan tampil seperti gambar

    Jika menggunakan dua atau lebih kriteria penyaringan, misalnya ingin menampilkan penjualam tahun 2000 saja dan di Fakultas mipa maka pada tombol drop down tahun klik 2000 dan tombol drop down Fakultas klik Mipa, sehingga akan tampil seperti gambar

 

Jika ingin menampilkan data dengan kriteria tertentu misalkan ingin menampilkan rencana pembelian komputer lebih dari 100 biji , maka digunakan custom pada tombol drop down rencana , klik great than kemudian ketikan 100, akan tampak

dan sebagai hasilnya akan diperoleh data berikut

Operator logika And apada gambar diatas digunkan untuk menghubungkan dua kriteria penyaringan pada satu nama field dan keduanya harus trerpenuhi, misalkan ingin menampilkan rencana pembelian antara 100 sampai dengan 200 buah, dengan langkah langka berikut

Pada tombol drop doen rencana pilih custom, pada baris pertama kotak dialog custom auto filter pilih dan klik “is great than or egual to”, kemudian ketik angka 100, Beri tanda klik and Pada baris kedua kotak klik “is less than or egual to” kemudian ketik 200, OK pada layar akan tampak sebagai hasilnya adalah

 

Operator logika OR digunakan untuk menghubungkan dua kriteria penyaringanpada satu nama field, apabila yang diinginkan adalah salah satu kriteria penyaringan yang dipenuhi dari dua yang diberikan. Misalkan  dari field rencana yang ingin ditampilkan adalah rencana pembelian komputer sebanyak 50 buah dan 150 buah saja, maka pada daftar pilihan tombol dropdown rencana klik custom, pada baris pertama pilih “equals” kemudian ketik 50, beri tandaaaaaaaa atau klik tombol OK dan pada baris kedua kotak show where klik “equal” kemudian ketik 150, OK akan tampak

Untuk menampilkan data kriteria penyaringan 10 tertinggi/terkecil digunalan pilihan top 10 , misalkan menampilkan tiga perencanaan yang terbesar, maka pada tombol dropdown rencana klik top 10 ,  pada kotak show klik kriteria yang diinginkan yaitu tiga terbesar, katik 3 akan tampil

Untuk menampilkan seluruh data base secara lengkap dan utuh yaitu dengan memilih dan mengklik menu Data, Filter, Show All.

Menghitung subtotal data base

Sebagai contohmakan dihitung total komputer yang di realisasikan pada tahun 2002 di fakultas Mipa,  maka :

Urutkan data berdasarkan tahun, kemudian pilih data, subtotals. Pada kotak At Each Change In, pilih field realisasi, Pada pilihan Use Function pilih SUM, pada kotak Add subtotal to, beri tanda field yang diinginkan.

Klik Replace curent subtotal jika ingin mengganti sub total yang telah ada

Klik Page break between groups jika ingin mencetak setiap kelompok sub total pada halaman yang terspisah

Klik Sumary Below data jika ingin setiap subtotal muncul dibawah data

Menggunakan Pivot Table dan PivotChart

Fasilitas Pivottable akan mempermuda dalam menganalisa data tanpa mengganggu dan mempengaruhi data aslinya.  Langkah-langkahnya:

. Sorot seluruh data beserta nama field, klik menu Data, Pivottable and pivotChart Report

klik Next,  kemudian bila ingin menampilkan hasilnya pada lembar kerja baru,  maka klik New worksheet dan Exiting worksheet pada lembar kerja yang sama

Geser tombol nama field yang ada pada tabel dan tempatkan  pada kotak row atau kolom sesua kebutuhan. Untuk mengatur konfigurasi pivot table lebih lanjut klik perintah option, kotak Name digunakan untuk memberi nama pivot tabel.

Jika ingin menuliskan tampilan dalam bentuk gambar/grafik  maka digunakan fasilitas Pivotchart, dengan cara pada bagian What kind of report do you want to create klik tombol pilihan PivotChart (With PivotTable) bila ingin membuat pivot chat yang dilengkapi dengan pivottable.  Sebagai contoh akan dibuat  tampilan grafik dari recana pembelian semua jenis komputer pada tahun 2001 untuk semua fakultas seperti